如何把一天用到极致？

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内容来源：本文为中信出版新书《5分钟商学院：工具篇》读书笔记。笔记侠作为合作方，经授权发布。

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 第  2185  篇深度好文：6162 字 | 8 分钟阅读

完整笔记·《5分钟商学院》·商业思维

本文新鲜度：★★★★★+    口感：松茸汽锅鸡

在这个休息和运动都在讲究效率的时代，高效处理事情的能力变得愈发重要。工作中、生活中，事情永远做不完，时间永远不够用，怎么办？

时间管理高手、商业顾问刘润，他将把他的私藏工具箱一次性交付给你，从工作到生活，为你时间管理全面支招。

高效管理时间，越早下手越好。

一、把基本功耍得虎虎生风——

邮件、日历、联系人

第一，邮件。

要记住两点：

1. 作为商务人士，千万不要使用免费邮箱。

名片上留QQ邮箱，非常不职业化。

应该申请专门的公司邮件后缀，表明自己创业是认真的，企业是正规的。

2.保留所有历史邮件。

美国的《萨班斯法案》要求在美上市公司保留电子邮件至少5年。我用它要求自己，保留了过去近20年的邮件。

通过搜索，可以随时、瞬间调取历史邮件，提高沟通效率。

第二，日历。

邮件存在“邮件服务器”，日历、联系人同样存在服务器。要把一切事情，都放进日历。

有同事邀请你开会？请他用邮件发“会议邀请”，点击“接受”，日历中就会多出一条日程。

定了航班，收到短信、邮件确认？把航班、酒店、信用卡还款信息等，变成一条条日程，放进日历。

我的时间颗粒度是30分钟，我会把所有占用时间的事放进日历。

当同事问我：

周三下午有半小时时间开会吗？

我会立刻打开邮件客户端查看日历，然后回答：

2点到3点可以，发个会议邀请给我。

收到邀请，我会把日程标为红色。红色表示重要且紧急的事，蓝色表示重要但不紧急的事。

周三下午2点快到了，提前15分钟，手机提醒我：

15分钟后，在三楼会议室开会。

提醒非常重要。

约了会议，把提醒设为提前15分钟；

约了晚饭，设为提前1小时；

定了航班，设为提前2小时；

朋友生日，设为当天早上10点。

微软的Office 365还可以请助理帮忙安排行程。

清晨，手机响起，一则行程跳出：

1.5小时后，司机来酒店接我去客户办公室。

在这之前，我需要吃早餐、退房。退房时需要的发票抬头、税号、司机电话、客户联系人姓名、职位，都在这则日程中。

这就是日程管理，这就是效率。

第三，联系人。

从1998年开始，我坚持把联系人信息都存在云端，我的联系人现在已经有5 761人了。

坦白说，我记不住每个人，但是联系人工具可以。

很久没联系的人给我打电话，我拿起手机就说：

×××，好久不见啊。

他非常惊讶：

这么久没联系，你还记得我啊？

使用联系人工具要注意以下几点：

第一，输入电话号码时，一定要加上国别、区号。

比如上海的固定电话：61888888。

在名片上这么印电话的人没有国际视野，我们在手机里要把电话号码存为“[phone]”。

因为如果在美国，拨打61888888，是拨不到上海的。

第二，认识新朋友之后，可以和他合张影，然后把他的头像存入联系人。这样，当他打来电话时，手机屏幕上就会出现他的照片。

第三，可以将朋友的生日、各种纪念日、孩子的生日、爱好等重要的信息存在联系人中，并设置提醒。

把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致，会拥有神奇的效率。

二、避免与懒惰握手言和——协同软件

借助Teambition等流水线一样的协同软件，可以让所有人的个体进度服从整体进度，高效向前。

下面介绍一款我正在使用的协同软件Teambition，以它为例，介绍协同软件的价值。

第一，自动化的PDCA循环（全面质量管理的思想基础和方法依据，即plan、do、check、action）。

某团队负责人突然有个想法，想安排员工去执行，可以用微信说一段语音，或写两句文字。但是，这样做会有两个风险：

1. 团队负责人会忘掉；

2. 员工会忘掉。他们很可能都不会“主动”想起来。

在Teambition中，创建一个“任务”，设好3W（Who do What by When），也就是：执行者、任务内容、截止时间。

员工收到“新任务提醒”后，可以把任务从“待处理”泳道拖到“进行中”泳道。

“泳道”是协同软件中的行话，意思是一个个步骤，就像游泳池的一条条独立泳道。

所有任务，最终只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。

第二，强制化的SMART原则。

在Teambition或者类似的协同软件中，都可以设定每个任务的截止时间，这就强制设定了SMART原则（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound）中的T：Time‐based（截止期限）。

还可以在任务模板里，专门定义S‐M‐A‐R四个字段，要求每一项任务都强制符合SMART原则，否则无法创建。

50个实用性和可操作性兼备的商业工具，

通过日常生活中的鲜活案例，举一反三，

不仅告诉你是什么，更告诉你如何用。

第三，可视化的Scrum（迭代式增量软件开发过程，通常用于敏捷软件开发）方法。

协同软件可以用软件代替白板。用软件替代白板最大的好处，是把Scrum的冲刺看板从人调整便签的“主动工具”变成软件提醒的“被动工具”。可视化程度和工作效率都会大大提高。

当然，除了Teambition，还有很多其他不错的协同软件，比如Trello（团队协作软件）、Worktile（团队协同工具）、Tower（团队协作工具），都各有特色。团队可以根据自己的情况，选择 使用。

三、高效地休息和运动

工作重要，生活重要，休息和运动也很重要。

初级商业人士拼体能，中级商业人士拼技能，顶级商业人士又回到拼体能。

真正需要平衡的，不是工作和生活，而是工作、生活和它们的对立面——休息。

下面介绍一下在繁忙的工作和生活中，我常用的帮助自己有效休息的工具。

第一，白噪音软件。

我常用的白噪音软件叫Relaxio，充足的睡眠是最好的良药。以前我每天能睡10~12个小时。即便现在，我每天也能保证7~8个小时睡眠时间。

第二，眼罩+降噪耳机。

我每年出差的时间特别多。在飞机、高铁、汽车上睡觉，是咨询顾问的必备技能。

在旅途中，营造黑夜环境，是入睡的要点。为了能在交通工具上快速入睡，并拥有高质量的睡眠，我会随身携带一个眼罩，营造黑夜的氛围。

这个眼罩比较特别，它一面印着“吃饭叫我”，另一面印着“吃饭别叫我”。至于哪一面朝外，看情况而定。

第三，跳绳。

更好的休息方式是运动。

健身有四个目的：减肥、增加身体柔韧度、增大肌肉和训练心肺功能。这四个目的中，最关乎健康的，其实是训练心肺功能。

训练心肺功能，跑步、游泳是不错的方式。但对于时间颗粒度极小的我来说，跑步、游泳的效率实在是太低了。

我做了不少研究，也请教了很多专家，最后选择了从训练心肺功能角度来看，效率更高的运动方式：跳绳。

跳绳5分钟，相当于慢跑半小时。

姿势正确的话，跳绳对膝盖的伤害只有跑步的七分之一。

四、白板

白板这个看上去平淡无奇，其实不断创造神奇的工具，可以把我们从“结构化的思维、有边界的思维、不能错的思维”中解放出来，帮助我们随时随地、无边无际地思考。

白板本身没有价值，赋予它思考的意义，它就有了随时随地、无边无际的价值。

五、移动办公工具

从2006年开始，我每年要坐100多次飞机，甚至一年中有将近200天不在家。

所以，利用工具在碎片时间移动办公，对我来说特别重要。分享几个我常用的移动办公工具。

第一，带手写笔的平板电脑。

第二，大屏手机+蓝牙键盘+手机支架。

把手机立在桌子上，可以便捷有效地代替电脑。

我的手机支架，不用时就像一张信用卡，可以放在钱包里。坐下来后，从钱包里拿出手机支架，从口袋里拿出蓝牙键盘，瞬间就能创造一个办公环境。

这套移动办公系统，可以极大地提高工作效率，充分利用碎片时间。

第三，蓝牙耳机手环+电话会议音响+主动降噪耳机。

营造更健康、轻松、有效的音频环境。

六、电子阅读器

越是在碎片化时代，越是要系统性读书。

组合使用多种电子阅读器，高效获取知识。

如果读书的目的是“高效获取知识”，那就把纸质书当成个人癖好去享受，把电子书当成效率工具去掌握。

推荐三个电子阅读器：得到、多看阅读和Kindle。这三个阅读器各有特色，彼此补充，可以结合使用。

得到的“每天听本书”，在坐车、走路、候机时，用二三十分钟的零散时间听完一本书的解读，非常高效，奠定了我一年200~300本书的基础涉猎量，极大地拓展了我的知识边界。

如果听到的某本书很值得精读，我就会在多看阅读上购买这本书的电子版，仔细阅读。

多看阅读的三个功能对我来说特别重要：语音朗读全书、笔记自动同步、分享到朋友圈。

笔记自动同步功能，可以把我标注的每一个句子，写的每一条感悟，自动同步到印象笔记。

有些书是得到、多看阅读都没有的，我会去亚马逊购买。

组合使用得到、多看阅读、Kindle这三个电子阅读器，我每年的阅读量至少是100本书。

七、知识管理软件

借助工具，从电子邮件、微信、微博、网页新闻等一切地方收集有价值的知识，统一存储在印象笔记中，完全收集之后才能完善处理和完整回顾。

可是怎样才能把“一切”都装进收集篮呢？下面介绍一些实用的工具。

第一，手机扫描仪。

我常用微软的一款手机扫描软件Office Lens。打开Office Lens，对准文档，手机会自动识别文件边界。点击“拍照”，文件会自动被抓取出来。

还有一款APP叫“扫描全能王”，也可以实现同样的功能。

在办公室、家里、机场休息室，我都会在白板上记录思考内容。

怎样才能把这些白板笔记放进收集篮呢？

可以打开扫描全能王，对准白板，它会自动识别白板边界。点击“拍照”，就能看到把角度摆正、拉平、做过增强和锐化的白板图。

值得一提的是，印象笔记支持在图片里搜索文字。

比如，在印象笔记里搜索“创新”这两个字，刚刚从扫描全能王同步过来的白板图就会显示出来。而且，图片中我手写的非常潦草的“创新”两个字，都会被高亮标记。

第二，名片识别软件。

印象笔记的高级用户可以直接把印象笔记当成名片识别软件，把名片扫描进手机，同时存在印象笔记和手机联系人中。

更神奇的是，如果这张名片的主人有领英账户，它会自动从领英账户获取这个人的最新信息，甚至可以扫描旧名片，获得新信息。

第三，其他各种收集器。

电子邮件 —— 每个印象笔记账户都有一个对应的邮件地址。收到电子邮件，把它转发到对应的邮件地址，这封邮件就被放入收集篮了。

如果觉得邮件地址不好记，可以建立一个名为“我的印象笔记”的联系人，转发邮件时抄送这个名字就可以了。

微信文章 —— 在微信里，搜索并关注“我的印象笔记”公众号，按照提示把微信账号和印象笔记账户相关联。以后看到值得收藏的文章，就可以一键放进印象笔记了。

微博文章 —— 也可以把微博账号和印象笔记相关联。看到任何想收藏的微博，在这条微博下面留言“@我的印象笔记”，这条微博就会自动同步到印象笔记里。

网页新闻 —— 可以在浏览器上装一个“印象笔记·剪藏”的插件，浏览网页时，看到任何有价值的文章，一点图标，就可以把这个网页的内容剪藏到印象笔记。

这些信息收集工具，目的都是为了让收集篮开口足够大，让印象笔记（或者其他类似软件）作为唯一的中心，管理所有的知识。完全收集之后，才能完善处理和完整回顾。

八、任何时候任何地点通过

任何设备访问任何文件——云服务

随时随地访问文件、照片和其他一切资料，将极大地提高商业、管理、个人的效率。

可以用百度网盘同步文件，用小米云服务同步照片，用QQ同步助手同步短信、联系人等。

九、善用搜索工具

搜索能力是互联网时代的必修技能。人生80%的问题，早就被人回答过，只要搜索就好，剩下20%才需要研究。在互联网时代，搜索技能更为重要。

怎样才能从“伸手党”进化为“搜索高手”，获得80%的已知答案呢？

第一，掌握搜索技巧。

最简单的搜索技巧，就是“-”（减号）。

比如搜索“克林顿”，但好几页都有关“莱温斯基”，那么，搜索“克林顿-莱温斯基”，就可以搜到那些没有莱温斯基的页面了。

再比如搜索减肥的相关内容，每个人的提法不同，有的叫瘦身，有的叫减重。怎么办？搜索“减肥 | 瘦身 | 减重”，包含这三个词之一的文章就都被搜出来了。

但这也太多了吧？在正文中提到这些词的文章，都不是想看的，只有在标题中提到，比如“瘦身的25个方法”才是真正想看的。怎么办？

搜索“减肥 | 瘦身 | 减重intitle”。“intitle”的意思是：关键词出现在标题中。这样可以筛选掉关键词没有出现在标题中的文章。

再比如搜索有关宇宙大爆炸的学术文献。输入“宇宙大爆炸”，各种八卦、新闻充斥屏幕。怎么办？

很多学术文章的格式都是PDF（便携式文件格式），可以搜“宇宙大爆炸filetype（文件类型）：PDF”。这样，只有包含“宇宙大爆炸”的PDF文件才会出现。

第二，善用关键词。

掌握搜索工具的技巧，还不够。真正“自己拿”的核心，是选对搜索的关键词。巧妙选择、修改关键词，不断接近答案。

十、君子性非异也，善假于物也——

我的一天

使用提高效率的工具，要感受对效率孜孜以求的心态和“君子性非异也，善假于物也”的状态。下面讲讲我的一天是如何借助这些工具，提高效率的。

早上7点，闹钟响起，新的一天开始了。

我看了一眼手机里的日历——7：30有车来接我坐9：30的航班去北京。

有30分钟的时间准备出门，这太宽裕了。我对智能音响说： “播放‘得到知识新闻’。”然后在新闻的陪伴下，洗漱、跳绳、吃早餐，准备出门。

上车之后，我用语音输入法回复《刘润·5分钟商学院》的留言。然后回复微信、朋友圈、微博、邮件。

还有时间，打开印象笔记，整理收集篮，把几十条灵感、文字、语音等资料归到“下一步行动”中。收集篮完全清空，差不多需要1小时，车也到了虹桥机场。

下车时，所有工作都安排完了，一身轻松。

因为是中国东方航空的白金卡用户，我只用10分钟就到了贵宾休息室。

在用贵宾身份换来的昂贵的30分钟里，我打算梳理一个新观点。我拿出平板电脑，用手写笔在上面画起了模型。

广播响起，我的航班准点登机了。我把模型存入印象笔记，前往登机口。

上了飞机，我戴上主动降噪耳机，飞机的轰鸣声随之消失。

打开Kindle阅读器，用“快速阅读法”，翻完4本最近想读的书。这些书都很有见地，但核心观点其实一篇文章也能讲清楚。

看完书后有点儿困，我戴上眼罩，把“吃饭别叫我”那一面朝外，开始睡觉。

在飞机落地的震动中，我被摇醒了。看了一眼手腕上的智能手环，今天我累计睡了8.5小时。达标！打开手机，日程提醒跳出来，告诉我接车司机的姓名、电话和车牌号。

上车后接到一个电话，是个多年没见的老朋友。

我从智能手环上取下蓝牙耳机，戴到耳朵上说：

张总，好久不见啊。

他说：

听说你来北京了？晚上要不要聚聚啊？

我说：

稍等，我看下日程。

我用手机查完日程，说：

我的助理非常擅长把我的时间排得很满。我最后一个会议是21：30结束。21：30我们在××酒店聊一会儿？

他说：

好，一言为定。

挂了电话，微信绑定的Teambition协同软件提醒我，同事又给我安排了三项工作任务。

我打开任务看板，看了下新任务，然后在日程里锁死几个专门完成任务的时间。安排完工作，又回复了几条《刘润·5分钟商学院》的留言，就到了今天的活动会场。

下车时，所有工作又都安排完了，一身轻松。

到达会场，主办方为我准备了快餐。我迅速吃完，进入主会场。

今天要和几位我非常尊敬的嘉宾同台演讲。

坐下来后，我拿出手机支架和折叠蓝牙键盘，连上手机，认真做笔记，并存到印象笔记里。受几位嘉宾的启发，我突然有了几个灵感，迫不及待地把它们记录下来，放入收集篮。

演讲完毕，请我做顾问的客户接我去晚宴。

路上的1小时，和客户讨论项目进展。聊着聊着，我问：

你有没有读过最近的一份新零售分析报告？里面的数据和洞察很有价值。

他说没有。我拿出手机，打开百度网盘，把分析报告分享到客户的微信。所有资料都在手边，随时随地可分享，极大提高了我们的沟通效率。

到了晚宴现场，看到很多新老朋友。有个人和我聊天，但我心里特别抱歉，想不起他叫什么了。我说：

我们合张影吧。

拍完照后，手机立刻显示出了他的姓名，并把我们以前的合影都列了出来。

晚饭后，我赶快回到房间，因为20：30有个电话会议。

拿出蓝牙音响，连上手机，放松地躺进沙发，对着房间开始说话，彼此声音清晰，就像对方在房间里一样。

没轮到我发言时，我就拿出跳绳运动几分钟。

21：15，手机提醒我，15分钟后要和老朋友见面。

电话会议结束，我来到行政酒廊，点了杯可乐，等朋友来。他如约而至，我们一起回忆在微软的峥嵘岁月，时而唏嘘不已，时而哈哈大笑。

22：30，我已经躺在酒店的床上了。最后一次回复《刘润·5分钟商学院》的留言，清空收集篮，看Teambition看板，刷朋友圈。

所有的事情都已清空，一身轻松。

为了保证睡眠，我设置了晚11点到早7点的勿扰模式。不在白名单里的电话，都不闪屏、不响铃、不振动。

到了23：00，我的手机自动进入“勿扰”状态，整个世界都安静了。我用蓝牙音响放了15分钟雨水打在窗户上的白噪音，甜甜地睡去。

充实但不焦虑的一天结束了。我不忙，我只是时间不够。

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